Kostenloses Live Webinar für Einkauf und Finance

Einkauf und Finance im Missverständnis

Warum Procure-to-Pay in der Praxis bricht und was das kostet

Obwohl die Ware längst geliefert wurde, kostet die anschließende Rechnungsprüfung häufig noch viel Zeit. Wenn Bestellung, Wareneingang und Rechnung getrennt voneinander bearbeitet werden, entstehen Rückfragen zwischen Einkauf und Finance, obwohl die benötigten Informationen bereits vorhanden sind.
Im Webinar zeigen wir Ihnen live, wie Sie diese Informationen zusammenführen, Abweichungen früher erkennen und den manuellen Prüfaufwand reduzieren.

17. Dezember 2026 • 14:00 bis 14:45 Uhr • 45 Minuten

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Unternehmen, die ihre Procure-to-Pay-Prozesse mit cisbox steuern

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Die Rechnung liegt vor, doch für die Prüfung fehlen die Informationen

Der Einkauf weiß, was bestellt wurde und zu welchem Preis, während am Standort bekannt ist, welche Ware tatsächlich angekommen ist. Sobald die Rechnung in Finance eingeht, müssten damit eigentlich alle Informationen für eine schnelle Prüfung vorliegen.

In der Praxis beginnt an dieser Stelle jedoch häufig die Abstimmung. Finance benötigt die Bestellung aus dem Einkauf oder muss am Standort klären, ob die berechnete Menge vollständig geliefert wurde. Weicht zusätzlich ein Preis ab, entsteht eine weitere Rückfrage.

Je stärker diese Informationen über Systeme, Standorte und Verantwortliche verteilt sind, desto mehr Zeit kostet die Prüfung einer einzelnen Rechnung. Mit wachsendem Rechnungsvolumen wird daraus ein Aufwand, der Einkauf und Finance jeden Tag begleitet.

 

Viel Zeit vergeht, bevor die eigentliche Prüfung beginnt

Bestelldaten müssen erst gefunden werden

Um Mengen und Preise auf der Rechnung nachvollziehen zu können, benötigt Finance die ursprüngliche Bestellung. Liegen die Bestelldaten nicht direkt vor, muss zunächst geklärt werden, wo die Informationen zu finden sind.

Der Wareneingang muss nachträglich geklärt werden

Ob die berechnete Menge tatsächlich angekommen ist, weiß häufig der jeweilige Standort. Fehlt diese Information bei der Rechnungsprüfung, entsteht eine weitere Abstimmung, bevor der Vorgang bearbeitet werden kann.

Abweichungen verursachen zusätzliche Rückfragen

Weicht der berechnete Preis von der Bestellung ab, muss geklärt werden, ob eine Preisänderung vereinbart wurde oder die Rechnung korrigiert werden muss.

So beschäftigen sich Einkauf und Finance mehrfach mit demselben Vorgang, obwohl die Informationen für die Prüfung im Unternehmen bereits vorhanden sind.

Wie viel Zeit kostet eine Rechnung, wenn die Daten nicht zusammenlaufen?

Das zeigen wir Ihnen live

Das zeigen wir Ihnen live im Webinar

Kay Höhmann und Peter Bauer führen Sie live durch den Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnungsfreigabe. Dabei sehen Sie, wie Informationen aus Einkauf und Finance zusammengeführt werden und an welchen Stellen sich manueller Prüfaufwand reduzieren lässt.

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Die Prüfung beginnt bereits mit der Bestellung

Sie sehen, wie Bestelldaten digital erfasst und freigegeben werden, sodass Mengen und Preise später direkt für die Rechnungsprüfung zur Verfügung stehen.

Der Wareneingang dokumentiert, was tatsächlich geliefert wurde

Wir zeigen Ihnen, wie der Wareneingang erfasst wird und damit neben der Bestellung eine weitere verlässliche Grundlage für den späteren Rechnungsabgleich entsteht.

Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden abgeglichen

Sobald die Rechnung eingeht, werden die vorhandenen Informationen auf Positionsebene miteinander verglichen. Stimmen Mengen oder Preise nicht überein, wird die jeweilige Abweichung direkt sichtbar.

Ihr Team konzentriert sich auf die relevanten Vorgänge

Wenn Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen, kann der Vorgang ohne zusätzliche inhaltliche Prüfung weiterlaufen. Dadurch konzentriert sich Ihr Team auf Rechnungen, bei denen tatsächlich eine Entscheidung oder Klärung erforderlich ist.

Nach 45 Minuten wissen Sie, welches Potenzial in Ihrer Vorkontierung steckt und wie sich ein wachsendes Rechnungsvolumen konsistent automatisieren lässt.

Ein Prozess statt immer neuer Abstimmung

Sie wissen, was bestellt wurde

hre Standorte bestellen über Kataloge und hinterlegte Lieferanten, während Sie im Einkauf vorgeben, was bestellt werden darf. Jede Bestellung ist mit Freigabe und Zeitpunkt dokumentiert und liefert damit bereits die Daten, die später für die Rechnungsprüfung benötigt werden.

Sie sehen Abweichungen, bevor Sie freigeben

Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden positionsgenau miteinander abgeglichen. Weichen Menge oder Preis voneinander ab, sehen Sie direkt, wo eine Klärung notwendig ist. Stimmen die Daten überein, kann die Rechnung ohne zusätzliche inhaltliche Prüfung weiterlaufen.

Sie sehen, was Sie tatsächlich einkaufen

Lieferanten, Artikel und Preisentwicklungen lassen sich über Ihre Standorte hinweg auswerten. Dadurch sehen Sie beispielsweise, wie sich Einkaufspreise entwickeln, und arbeiten in Einkauf und Buchhaltung mit derselben Datengrundlage, statt Zahlen aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen.

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Aus Rechnungsdaten werden Einkaufsentscheidungen

"Die Redo Unternehmensgruppe verarbeitet die Rechnungen von 23 Standorten zentral in cisbox. Weil jede Position erfasst wird, lassen sich Preisentwicklungen auf Artikelebene verfolgen und Lieferanten direkt vergleichen. Aus der Rechnungsbearbeitung ist damit eine Grundlage für bessere Einkaufskonditionen geworden."

Sabine Maguhn, Prokuristin, Redo Unternehmensgruppe

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Wenn die Rechnungsprüfung regelmäßig Rückfragen auslöst

Das Webinar richtet sich an Verantwortliche aus Einkauf, Finance und Buchhaltung, die Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen heute über getrennte Prozesse oder Systeme bearbeiten.

Besonders relevant ist die Session für Unternehmen, bei denen Finance regelmäßig Informationen aus dem Einkauf oder von einzelnen Standorten benötigt, um Rechnungen prüfen und freigeben zu können. Auch bei mehreren Standorten oder Gesellschaften zeigen wir, wie sich die vorhandenen Informationen in einem gemeinsamen Prozess zusammenführen lassen.

Vorkenntnisse zu cisbox benötigen Sie nicht.

 

Wer Sie durch das Webinar begleitet

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Kay Höhmann

Sr. Sales & Partner Director, cisbox

Kay Höhmann begleitet Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Procure-to-Pay-Prozesse. Im Webinar ordnet er ein, wie sich eine automatisierte Vorkontierung in bestehende Finanzprozesse integrieren lässt und welchen Mehrwert sie bei wachsenden Unternehmensstrukturen bietet.

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Peter Bauer

Vertriebsleitung Süd, cisbox

Peter Bauer führt gemeinsam mit Kay Höhmann durch die Live-Demo und zeigt anhand des Systems, wie Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung ineinandergreifen.

20 Jahre Erfahrung mit digitalen Rechnungsprozessen

Seit 2005 digitalisiert cisbox kaufmännische Prozesse von der Bestellung über die Rechnungsverarbeitung bis zur Zahlung und schafft damit durchgängige digitale Abläufe im Procure-to-Pay.

Rechnungen werden dabei bis auf Positionsebene verarbeitet. Diese Datentiefe bildet die Grundlage dafür, Geschäftsvorfälle detailliert einzuordnen und mit caito smart allocations passende Kontierungen vorzuschlagen.

Unternehmen aus Gesundheitswesen, Hospitality, Immobilienverwaltung und weiteren Branchen steuern ihre Finanzprozesse mit cisbox über Standorte und Gesellschaften hinweg.

Wie viel Zeit steckt noch in Ihrer Rechnungsprüfung?

Kay Höhmann und Peter Bauer zeigen Ihnen in 45 Minuten live, an welchen Stellen im Procure-to-Pay-Prozess heute unnötiger Aufwand entsteht und wie Sie Bestellung, Wareneingang und Rechnung so zusammenführen, dass Einkauf und Finance weniger Zeit für Abstimmungen benötigen.

17. Dezember 2026 | 14:00 bis 14:45 Uhr

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